ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА РАБОТАТА С ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ И ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ В ОБЩИНА ВЪРШЕЦ

Категория: Администрация Правилници 07 Юни 2021 Посещения: 4083

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА РАБОТАТА С ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ И ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ В ОБЩИНА ВЪРШЕЦ

ГЛАВА ПЪРВА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА ВЪРШЕЦ

І.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ.

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в община Вършец служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Община Вършец се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията и Административно процесуалния кодекс (АПК), както и въз основа изискванията на общото и специално законодателство в Република България.

Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Вършец.

/2/ "Административна услуга" е:

издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ.

Чл.4. Административното обслужване в община Вършец се осъществява чрез „Приемна за комплексно административно обслужване на гражданите”- „ДЕЛОВОДСТВО”, обозначено с указателна табела в сградата на общината на адрес: гр. Вършец, бул. “България” № 10.

Чл.5. Община Вършец задължително използва логото на Община Вършец и наименованията на съответните проекти/програми, финансирани със средства от Европейския съюз и от Държавния бюджет на Република България:

изготвяне на информационни и промоционални материали;
изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационните табла, на интернет страницата.

Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване доверието към администрацията е качеството на административните услуги.

Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани и оповестени чрез интернет страницата на Община Вършец и на информационните табла.

Чл.8. Работното време за работа с клиенти в „ДЕЛОВОДСТВО” се определя в съответствие със законовите изисквания, чрeз заповед на Кмета на общината и се съобщава на заинтересованите лица по начините, определени в Наредбата за административното обслужване.

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ.

Чл. 9. Информацията за административното обслужване следва да бъде:

ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
достъпна за хора с увреждания;
без абревиатури, съкращения и препратки.

Чл.10. /1/ Информация за предоставяните от община Вършец услуги може да бъде получена от:

„ДЕЛОВОДСТВО”, мястото посочено в чл. 4 от настоящите Правила;
интернет адрес www.varshets.bg;

/2/ Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

в „ДЕЛОВОДСТВО”;
на интернет адрес: www.varshets.bg с възможност за изтегляне;

Чл.11. /1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;

/2/ актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет - страницата на общината;

/3/ наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги;

/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от „ДЕЛОВОДСТВО” с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО.

Чл.12. /1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, в изпълнение на законодателството в Република България.

/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите в „ДЕЛОВОДСТВО” с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на Секретаря на община Вършец.

Чл.13. /1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в „ДЕЛОВОДСТВО“, които служители организират изпълнението по служебен ред, съгласно АПК.

/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с АПК.

V.ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ.

Чл.14. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в „ДЕЛОВОДСТВО“, ръководителите и служителите от структурните звена в община Вършец се задължават:

да подават своевременно всички промени за актуализация на информационния масив в „ДЕЛОВОДСТВО“ от Директор дирекция ОА и Директор дирекция СА;
да подпомагат служителите от „ДЕЛОВОДСТВО“ с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;

/2/ Служителите от „ДЕЛОВОДСТВО“ могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Вършец , когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване.

Чл.15. /1/ Служителите от местата по чл. 4 от настоящите Правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.

/2/ Служителите от „ДЕЛОВОДСТВО“:

предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;
отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
разясняват изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга, жалбата, сигналът или предложението по установения ред;
приемат заявления, искания, жалби, сигнали, предложения и др.;
приемат заявления и регистрират устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация, съгласно вътрешните правила на общинската администрация.
проверяват пълнотата на приложените документи за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
дават на заявителите входящия номер на преписката и информация за хода на работата по преписката;
осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;
предоставят готовите документи;

/3/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на искане за административна услуга или работа по жалба, сигнал, предложение са длъжни:

да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;
след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно Закон за националния архивен фонд /ЗНАФ/;
да връщат незабавно в „ДЕЛОВОДСТВО“ погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично разпореждане от прекия или висшестоящия ръководител;
да информират прекия си ръководител, респ. заявителя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
при отсъствие (отпуск, болнични, командировка, друга служебна ангажираност) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител или на определен от него служител;
да предават документите за експедиция в „ДЕЛОВОДСТВО” с:
- точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);
- с входящия номер на преписката, на която се отговаря.

Чл.16. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

да контролират движението на документите и на изпълнението чрез електронната система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

Чл.17. След като се заведат и регистрират в електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.18. /1/ Кметът на общината резолира преписките в деня на получаването, като ги насочват до директорите на дирекции, други служители или съответните изпълнители в общинската администрация.

/2/ Ръководителите на структурни звена възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.19. /1/ Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в електронната система на Общината. Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията.

/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица, като лицето поставено на първо място координира изпълнението на задачата и подготвянето на отговора. Всички изпълнители на задачи са длъжни да предоставят становището си на координиращия в срок не по малко от 3 / три / дни преди изтичане на крайния срок по преписката.

Чл.20./1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на Общината, при негово отсъствие от упълномощен Заместник-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определеното длъжностно лице.

Чл.21. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в „ДЕЛОВОДСТВО” за извеждане и полагане на печата на Общината, подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране в деловодния регистър и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ.ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ.

Чл.22. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.

Чл.23. /1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

1.Кмет;

2.Заместник-кмет;

3.Секретар;

4.Директор на дирекция;

/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в деловодната система или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.24. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

/2/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани, работата по жалби, сигнали и предложения е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.

/3/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в деловодната система.

ГЛАВА ВТОРА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ ЗА РЕДА И ОРГАНИЗАЦИЯТА ЗА РАБОТА С ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ, ПОДАДЕНИ ДО ОБЩИНА ВЪРШЕЦ

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.25. /1/ Тези Правила уреждат реда за разглеждане от администрацията на Кмета на Община Вършец на подадени жалби, предложения и сигнали от граждани и организации, сигнали за корупция, лошо администриране и за оказване на съдействие от администрацията.

/2/ Правилата имат за цел да създадат организация на работа на администрацията на Кмета на Община Вършец с жалбите, предложенията и сигналите, съответстваща на АПК и изискванията на общото и специално законодателство в Република България.

II.РАЗГЛЕЖДАНЕ НА ЖАЛБИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ, ПОДАДЕНИ ОТ ГРАЖДАНИ И ОРГАНИЗАЦИИ.

Чл.26. Чрез жалби заинтересованите лица могат да оспорват индивидуални административни актове, както и съдържание на документ по административен ред пред непосредствено горестоящия административен орган.

Чл.27. Предложения могат да се правят за усъвършенстване организацията и дейността на администрацията на Община Вършец или за решаване на други въпроси в рамките на компетентността й.

Чл.28. Сигнали могат да се подават за злоупотреба с власт и корупция, лошо управление на общинско имущество или за други незаконосъобразни действия и бездействия на административни звена или длъжностни лица от Община Вършец, с които се засягат държавни или обществени интереси, права или законни интереси на други лица.

Чл.29. Всеки гражданин или организация могат да подават сигнали до Кмета на Община Вършец.

Чл.30. /1/ Кметът на Община Вършец отговаря за цялостната работа с жалбите, предложенията и сигналите.

/2/ Кметът на Община Вършец може да упълномощи длъжностно лице от администрацията, което да организира, координира и осигурява работата с предложенията и сигналите.

Чл.31. Секретарят на Община Вършец, отговаря за организацията на работа с предложенията и сигналите, постъпили в общинската администрация.

Чл.32. /1/ Жалбата или протестът се подава в писмена форма чрез административния орган, чийто акт се оспорва.

/2/ Предложенията и сигналите могат да бъдат писмени или устни, да бъдат подадени лично или чрез изрично упълномощен представител, по телефона, по пощата, по факса, по електронна поща или в кутията за сигнали и предложения.

/3/ За подадено предложение или сигнал по телефона се попълва бланка Приложение № 3 към настоящите правила за АО, която трябва да съдържа трите имена, координати за обратна връзка – телефон, факс или електронен адрес, постоянен адрес на подателя и описание на заявлението.

/4/ Подадените по реда на ал.2 и ал. 3 предложения и сигнали се регистрират в деловодната система на Община Вършец и се предават за резолюция на Кмет.

/5/ Резултатите от регистрирани устни предложения и сигнали се отразяват в бланката Приложение № 4 към настоящите правила за АО.

/6/ Не се образува производство по анонимни предложения или сигнали, както и по сигнали, отнасящи се до нарушения извършени преди повече от две години.

Чл.33. Когато има подадени жалби, предложения и сигнали, които не са от компетентността на Община Вършец, те се препращат незабавно на компетентните органи, освен ако има данни, че въпросът вече е отнесен и до тях. За препращането се уведомява подателят.

Чл.34. В 7 /седем/ дневен срок от получаването на жалбата или протеста, административния орган може сам да преразгледа въпроса и да оттегли сам оспорения акт или да го отмени, измени или да издаде съответния акт, ако е отказал издаването му. Ако административния орган не намери основание за пререшаването на въпроса, той незабавно изпраща жалбата или протеста заедно с цялата преписка на компетентния по - горестоящ административен орган.

Чл.35. /1/ Кметът възлага разглеждането на предложенията и сигналите или извършването на проверки на съответните компетентни длъжностни лица, които следва да изготвят становища и предложения за решение в установените срокове обективно и законосъобразно.

/2/ Подадените сигнали не могат да се възлагат за разглеждане на длъжностни лица, чиито действия засягат.

Чл.36. /1/ Решенията по предложенията и сигналите се вземат от Кмета на Община Вършец, след като се изяснят изнесените обстоятелства и се обсъдят обясненията и възраженията на заинтересованите лица.

/2/ За установяване на фактите и обстоятелствата могат да се използват всички средства, които не са забранени от закона

Чл.37. Кметът на Община Вършец след решение по предложение или сигнал взема мерки за неговото изпълнение, като определя начина и срока на изпълнение и отговорно длъжностно лице.

Чл.38. Производството по предложенията и сигналите приключва с изпълнение на решението.

Чл.39. Предложение се прави пред Кмета на Община Вършец с цел да се решат представените пред него въпроси, ако са от компетентността на Община Вършец.

Чл.40. /1/ Решение по предложение се взема най-късно до 2 / два / месеца след неговото постъпване и се съобщава в седем дневен срок на подателя.

/2/ Решение, взето по направено предложение не подлежи на обжалване.

Чл.41. Сигнали за незаконосъобразни или нецелесъобразни действия или бездействия на административни звена и длъжностни лица от общинската администрация се подават до Кмета на Община Вършец.

Чл.42. Подаденият сигнал не спира изпълнението на оспорения акт или извършването на определена дейност, освен ако Кмета на Община Вършец, когато той е компетентен да се произнесе, разпореди изпълнението да се спре до постановяване на решението по сигнала.

Чл.43. Кметът на Община Вършец взема решение по сигнала най-късно в едномесечен срок от постъпването му.

Чл.44. Когато уважи сигнала, Кметът на Община Вършец взема незабавно мерки за отстраняване на допуснатото нарушение или нецелесъобразност, за което уведомява подателя и другите заинтересовани лица.

Чл.45. /1/ Решението по сигнала се изготвя в писмена форма, мотивира се и се съобщава на подателя в 7 / седем / дневен срок от постановяването му.

/2/ Когато с решението се засягат права или законни интереси и на други лица, то се съобщава и на тях.

/3/ При данни за извършено престъпление се уведомява незабавно прокуратурата.

Чл.46. /1/ Сигнали, подадени повторно по въпрос, по който има решение не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнението на решението или се основават на нови факти и обстоятелства.

/2/ Решението, постановено по подаден сигнал не подлежи на обжалване.

Чл.47. /1/ Решението по сигнала се изпълнява в едномесечен срок от постановяването му. По изключение, когато това се налага по особено важни причини, срокът може да бъде продължен от Кмета на Община Вършец, но не с повече от един месец, за което се уведомява подателя.

/2/ При изпълнение на решението по сигнала се премахват вредните последици, причинени от незаконосъобразните или нецелесъобразните действия. Когато това не е възможно, засегнатите лица се удовлетворяват по друг законен начин или им се разясняват редът по който да постъпят.

/3/ Длъжностно лице, на което е възложено изпълнението на решението по сигнала, уведомява за изпълнението органа, постановил решението.

Чл.48. На база за постъпилите сигнали за корупция или лошо администриране, Секретаря изготвя доклад до Кмета на Община Вършец с конкретни изводи, предприети действия и мерки за недопускането им.

ГЛАВА ТРЕТА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ И ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ.

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.49. Настоящите Вътрешни правила са изготвени въз основа изискванията на общото и специално законодателство в Република България и имат за цел да осигурят унифицирано, бързо и качествено извършване на деловодните операции, включително и тези по контрол на сроковете.

Чл.50. Предмет на Вътрешните правила е работата по създаването, движението и съхранението на входящата и изходяща документация в Община Вършец.

Чл.51. Разпоредбите в настоящите правила се прилагат във всички случаи, доколкото не влизат в противоречие с отделни текстове от специални закони, отнасящи се за поверителната, технологичната и кадровата документация.

Чл.52. Съхраняването и използването на счетоводната документация се извършва по реда на Закона за счетоводството. Отговорен за състоянието, подредбата и целостта й е Главният счетоводител на общинската администрация.

Чл.53. Деловодна дейност се състои в:

създаване и движение на документите;
регистрация и контрол по изпълнение на поставените в тях задачи;
обработка и съхранение на документните на хартиен или електронен носител;

Чл.54. /1/ Деловодната дейност в Община Вършец се осъществява от звено „ДЕЛОВОДСТВО”, с осигуряване на достъпен прием на граждани и регламентиран ред на обслужване на принципа на „Едно гише”.

/2/ В „ДЕЛОВОДСТВО” се извършват дейностите: приемане, експедиране, регистриране и текущо запазване на документите, до предаване за текущо съхранение.

Чл.55. Всички служебни документи и заявления на гражданите се приемат и предават чрез „ДЕЛОВОДСТВО”.

Чл.56. /1/ Длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, ги изпълняват в съответствие с нормативните разпоредби и действащите длъжностни характеристики.

/2/ Численият състав по ал.1 се определя в зависимост от организационната структура и щатното разписание.

/3/ Служителите от „ДЕЛОВОДСТВО” се ръководят от Директор Дирекция ОА и от Секретаря на общината.

Чл.57. Отговорност за ефективността на деловодната дейност носят всички ръководители и служители на Община Вършец.

Чл.58. Служителите в "ДЕЛОВОДСТВОТО" съхраняват и предоставят за ползване архивираните документи, създадени в Община Вършец.

II.ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ.

Чл.59. Ръководителите и служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила, действащите нормативни актове, отнасящи се до административната дейност.

Чл.60. /1/ За правилното протичане на деловодната дейност ръководителите на звената са длъжни да спазват разпоредбите на чл.16 и чл.18, както и:

Да запознават новопостъпилите служители с изискванията на настоящите правила и да следят за спазването им от подчинените им длъжностни лица.
Когато ще отсъстват да информират Секретаря на Община Вършец за определените от тях или по заповед заместващи ги.
Да подсигурят взаимозаменяемост на служителите и следят за нормалното протичане на деловодните процеси.
При предаване на преписките за текущо съхранение да проверяват и контролират целостта на документацията.

Чл.61. /1/ За правилното приемане, регистриране и движение на документите всички служители са длъжни да спазват разпоредбите на чл.15, ал./3/, чл.19, чл.20, чл.21 от настоящите правила.

/2/ При съставянето и оформянето на документите служителите са длъжни да:

Съгласуват съдържанието на документа с отговорните за това длъжностни лица.
Формулират основния проблем в документа и акцентират върху неговото съдържание.
При съставянето на текста да спазват граматическите правила и практическите инструкции за оформяне на документи в администрацията.

Чл.62. /1/ Длъжностните лица могат да предоставят информация само в рамките на закона и установения административен ред.

/2/ Използването на служебни документи за публикации се допуска след разрешение на Кмета на Община Вършец или на определено от него длъжностно лице.

Чл.63. /1/ Проекти за договори, заповеди и други актове се съгласуват с юрисконсулт и с Главния счетоводител на Община Вършец.

/2/ Индивидуалните административни актове се издават от овластения със заповед на Кмета административен орган.

Чл.64. Изготвената документация се подписва от съответните длъжностни лица, в зависимост от тяхната компетентност, както и от съдържанието и предназначението на документа.

III.ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Чл.65. Движението и основните деловодни операции по входящите документи се извършва в следната последователност:

1. Получаване и първоначална деловодна обработка чрез входиране на документите:

а) входящата кореспонденция от юридически лица в Община Вършец се получава чрез служител от „ДЕЛОВОДСТВО”;

б)входящата кореспонденция от граждани постъпва в Община Вършец чрез „ДЕЛОВОДСТВО”;

в)по факс и по електронен път;

2. Разпределение на документите.

3. Изпращане по предназначение на неподлежащите на регистрация документи.

4. Регистриране на подлежащите на регистрация документи с поставяне на регистрационен индекс и пореден номер.

5. Предаване на документите за резолиране и регистрация по сроков контрол.

6. Поставяне на резолюция върху документа.

7. Връщане на резолираните документи в „ДЕЛОВОДСТВО” и отразяване на резолюциите в деловодната система.

8. Изпращане на документите към служителя, отговарящ съгласно резолюцията за изпълнение на задачите.

9. Оформяне на документите от изпълнителя и предаването им за регистрация.

10. Снемане на задачите и документите от сроков контрол.

Чл.66. Движението и основните деловодни операции по изходящите документи протичат при следната последователност:

1. Съставяне, оформяне и съгласуване на документа.

2. Подписване и съобщаване на заявителя по реда на АПК

3. Предаване на документа за регистриране в „ДЕЛОВОДСТВО”.

4. Обработка и изпращане на документа по предназначение.

5. Запазване на служебната документация съгласно номенклатурата на делата.

IV. ПРИЕМАНЕ, РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ И ПРЕДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ.

Чл.67. /1/ Предаването на служебната документация, предназначена за външни кореспонденти, се извършва чрез лицензиран пощенски оператор или чрез изпращане чрез електронния комуникатор на държавната администрация до съответните държавни институци.

Чл.68. /1/ Първоначалната деловодна обработка на входящата кореспонденция включва проверка за правилността на пощата – точен адрес на кореспондента, цялост на доставката и състояние на документацията.

/2/ Погрешно доставените, предназначени за друг получател писма, се връщат на кореспондента.

/3/ Лично адресираните писма не подлежат на разпечатване и регистрация, а се предават на съответните длъжностни лица.

/4/ При установяване на липси на документи (на преписки или писма с приложения към тях), длъжностното лице уведомява звеното (служителя), за което е предназначен документа.

/5/ Пликовете, в които са приложени документите, не подлежат на унищожение, а се прилагат като неразделна част от писмото или преписката.

Чл.69. Регистрираните и подлежащи на резолиране документи се предават комплектовани по реда на чл.18, ал.1.

Чл.70. /1/ Документите, получени от Общински съвет – Вършец, Областен управител, Съд и прокуратура и други ведомства, които изискват спешно решение, се регистрират и предават незабавно на Кмета на Общината.

/2/ Получените факсове се предават в момента на получаването им на Кмета на общината (адресата).

/3/ Не подлежат на разпечатване и регистрация, а се предават по предназначение писма и документация, представляваща класифицирана информация и служебна тайна. Документите, представляващи класифицирана информация и служебна тайна, се определят по реда на специални закони.

Чл.71. /1/ Изходящите документи се обработват, регистрират и изпращат по предназначение само от длъжностните лица в „ДЕЛОВОДСТВО”.

/2/ Обработката включва: проверка за достоверността на датата и регистрационния индекс, справка за окомплектовката на документацията, поставяне на кореспонденцията в пликове, точното й адресиране и експедиране.

/3/ Документите се обработват и изпращат по предназначение в деня на предаването им в деловодството или най-късно до 16:00 часа на следващия ден.

Чл.72. Регистрацията на документите в Община Вършец се извършва от изрично упълномощени за дейността служители от „ДЕЛОВОДСТВО”, въз основа на схема от регистрационни индекси, която се актуализира.

Чл.73. Регистрацията на документите се извършва централизирано в деловодството на общината веднага след получаването.

Чл.74. /1/ Върху приетите за обработка входящи документи задължително се поставя щемпел за регистриране.

/2/ При работата с изходящи документи регистрационният индекс и датата се записват на точно определените им места. Датата на регистриране не може да бъде различна от датата на представянето на документа в деловодството.

Чл.75. Изходящите документи с еднакво съдържание, предназначени до няколко кореспонденти, се регистрират с един и същ индекс и номер.

Чл.76. Получените по факс и електронен път документи, устните жалби, сигнали, предложения и искания се регистрират по общия ред.

Чл.77. Не подлежат на регистрация в „ДЕЛОВОДСТВО” следните документални материали:

1. Периодични печатни издания (включително вестници и списания)

2. Финансово-счетоводни документи (регистрират се само с придружителните писма към тях)

3. Кореспонденцията между структурните звена и служителите

4. Здравни документи (регистрират се само с придружителните писма към тях)

Чл.78. Общите заповеди, заповеди за ПУП, заповеди по ЗСПЗЗ, предписания по ЗУТ и разрешения за строеж по ЗУТ се регистрират със самостоятелни индекси и съответната номерация и се съхраняват от служител определен със заповед на Кмета на Общината.

Чл.79. Документите на служителите по СПО и ТПО от община Вършец, се съхраняват в звено "Човешки ресурси".

V.ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЙНОСТТА, СВЪРЗАНА С КОНТРОЛА ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ.

Чл.80. Деловодната дейност, свързана със сроковия контрол, обхваща:

1. Получаване и обработка на документите, които подлежат на регистрация и контрол.

2. Изпращане на оригиналния документ или копие от него на определените с резолюция длъжностни лица, които отговарят за изпълнение на задачата.

3. Вземане на отчет и изготвяне на справки за хода по изпълнението на задачите.

4. Снемане от контрол на изпълнените задачи.

Чл.81. Обект на сроков контрол са задължения, произтичащи от:

1. Документи на органи на държавната власт, на Общински съвет – Вършец, и др.

2. Документи на Община Вършец.

3. Документите с точно определен срок за изпълнение.

4. Изходящи документи, от които произтичат задължения за външни адресанти.

Чл.82. /1/ Орган по сроков контрол в Община Вършец е Секретаря на Общината.

/2/ Текущият контрол по спазване на законовите срокове на извършваните от администрацията услуги на гражданите и тези по чл.88 се осъществява от съответните Директори на дирекции и Секретаря на Общината, който изяснява причините за неприключването им и предприема мерки, съгласно ЗДСл. и КТ.

Чл.83. Във връзка с контрола по изпълнение на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват изискванията на чл.26, чл.27, чл.28, както и:

1. Документите с неотложен храктер и резолираните "спешно", се обработват в деня на получаването, а произтичащите от тях задачи следва да бъдат своевременно изпълнени.

2. Когато с резолюция срокът е определен в дни, изпълнението на задачата започва да тече от следващия ден след датата, на която е поставена. Документът се предава на отговарящия за изпълнението в деня на резолирането или по общия ред със служебната поща.

3. Изходяща кореспонденция към съдебните органи се съгласува се задължително с юрисконсултите на общинската администрация.

4. При възникване на обективни и субективни обстоятелства, възпрепятстващи качественото и срочно приключване на поставените задачи, отговорните длъжностни лица трябва незабавно да потърсят съдействие от съответните ръководители.

5. Пререзолиране може да извърши само лицето, поставило резолюцията или Секретаря на Общината.

VI.ТЕКУЩО ЗАПАЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ.

Чл.84. Дейността, свързана с текущото запазване на документите в Община Вършец, се осъществява, както следва:

1. В „ДЕЛОВОДСТВО” се съхранява екземпляр от изходящата кореспонденция на Общината, до предаването й в Архива на Община Вършец.

2. Оригиналните документи по приключените преписки, заедно с придружаващите ги приложения, с изтичане на срок от 1 /една година/, същите се съхраняват в Архива на Община Вършец.

3. Общият Архив на Община Вършец има следните подразделения: архив на отдел „Местни данъци и такси“ /МДТ/, архив на отдел „ Единна система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението“ /ЕСГРАОН/, архив на отдел „Устройство на територията “ / УТ /;

Чл.85. /1/ Копия от документи на Община Вършец се заверяват само от изрично упълномощени за това длъжностни лица.

/2/ Елементи на заверката са: наименование на структурната част – Община Вършец, „Вярно с оригинала” (ръкопис или щемпел), длъжност, име и фамилия на служителя, подпис и печат на Община Вършец, който не засяга текста. Заверката се прави в свободното поле.

Чл.86. Приключените документи и преписки се запазват в архивохранилища, които трябва да отговаря на нормативно определените технически изисквания за температура и влага.

Чл.87. При извършване на административно-териториални промени, Кметът на Общината трябва незабавно да уведоми Държавен архив – Монтана за настъпилите реорганизации и предприеме необходимите действия за запазване на служебната документация.

Чл.88. Унищожаването на служебна документация на Община Вършец се извършва по законоустановения ред.

Чл.89. Архивно запазване на служебната документация се осъществява в обособения за целта Архив чрез класиране в съответствие с номенклатурата на делата на Общината.

Чл.90. Документите, които са в процес на изпълнение, се съхраняват от служителите, натоварени да работят по поставените в тях задачи като след приключването им се архивират от тях.

Чл.91. Документите в Архива се групират по дела в папки, задължително описани и прономеровани, подредени, означени със съответния регистрационен индекс на хартиен или магнитен носител.

Чл.92. За правилното класиране и подреждане на цялата явна документация на Община Вършец се изготвя номенклатура на делата, която се одобрява от Кмета на Общината и се утвърждава от Държавен архив – Монтана.

Чл.93. /1/ Ползването на приключените преписки и документи от служителите е за срок не по-дълъг от 1 /една/ година, след което те се връщат и се поставят в съответното дело.

/2/ Служебната документация и приключилите преписки, съхранявани от звената във връзка със спецификата на тяхната работа, се завеждат като приети в архива на Общината и дадени за временно ползване.

Чл.94. Служители, уличени в кражба, укриване, повреждане, загубване или унижощаване на документи на Община Вършец, включени в състава на учрежденския архивен фонд, носят административна и наказателна отговорност.

Чл.95. При подготовката на документите за предаване в Архива се спазват разпорежданията на Закон за националния архивен фонд /ЗНАФ/ и Правилник за прилагане на Закона за националния архивен фонд /ППЗНАФ/, Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Чл.96. Дейността по запазване на документите в Архива на Община Вършец обхваща:

1. Приемане на служебни документи за обработка и текущо съхранение.

2. Създаване и поддържане на нормативно определения справочен апарат.

3. Извършване на справки и заверяване на копия от документи, съхранявани в архива на община Вършец.

4. Участие в експертиза по ценността на документите и предаването им в Държавен архив – Монтана.

Чл.97. В Архива на Община Вършец се предават за текущо и архивно запазване преписки и документи, съгласно изискванията на утвърдената и одобрена номенклатура на делата.

Чл.98. Служителите на Община Вършец предават документация в Архива, с опис съгласно изискванията на ЗНАФ и ППЗНАФ и Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Отговорност за архивиране и правилното съхранение на документите носят Директорите на дирекции в Общинска администрация – гр. Вършец.

Чл.99. /1/ Съхраняването на документите в Архива се извършва в надписани папки с регистрационен индекс, съгласно номенклатурата на делата, ЗНАФ и ППЗНАФ и Наредба за реда за организирането, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

/2/ След приключване на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда на ЗНАФ.

Чл.100. Служителите ползват копия и оригинали на архивната документация в помещенията на обособените архивни хранилища. При доказана необходимост копие или архивни единици се предоставят на служители за ползване извън архивохранилището, под контрола на Директорите на дирекции.

Чл.101. /1/ Забранява се свободното изнасяне и използване на документи по какъвто и да е повод извън архивохранилището на Община Вършец.

/2/ Оригинални документи се предоставят само след получено писмо от орган на държавната, изпълнителната или съдебната власт (Съд, Прокуратура, Следствие, ОДП, Областна управа и др.). Документите се предоставят след съставяне на приемо-предавателен протокол, с опис на съдържанието, подписан от двете страни. На мястото на липсващите оригинални документи се прилагат заверени за вярност копия от същите.

VII. ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ И ЩЕМПЕЛИТЕ

Чл.102. Печатите на Община Вършец се водят на отчет от Секретаря на Общината в специален регистър на печатите и щемпелите. Те се съхраняват полагат от длъжностните лица, назначени със заповед на Кмета.

Чл.103. Подпечатват се само документи, подписани от Кмета на Община Вършец, от лицата, определени в настоящите правила или от определени с негова заповед длъжностни лица.

Чл.104. На подпечатване подлежат всички екземпляри от документите, оформени на хартиен носител, включително и тези, оставащи на съхранение в „ДЕЛОВОДСТВО“.

Чл.105. Преди подпечатване на документа съответните длъжностни лица извършват проверка на автентичността на подписа, поставен върху документа. В случай на отсъствие на Кмета на общината документите, подписани от неговия заместник, се подпечатват само при наличието на изрично издадена заповед.

Чл.106. /1/ За наличието, пазенето и полагането на печатите и щемпелите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило за съхранение срещу подпис в регистъра на печатите.

/2/ Изнасянето на печати от службите и служителите, които ги съхраняват, се забранява, освен в случаите на изрично разпореждане на Кмета на Община Вършец.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

1. Тези правила се издават на основание изискванията на общото и специално законодателство на Република България, ЗМСМА, АПК, Устройствен правилник на Община Вършец и Наредба за административното обслужване.

2. Контролът по спазване клаузите на Вътрешните правила се осъществява от Секретаря на Община Вършец и от Директорите на Дирекции на Община Вършец.

3. Неразделна част от настоящите правила са бланка за регистрация на внесени устни искания от граждани и юридически лица, бланка за резултат от регистрация на устни жалби, предложения и сигнали и списък на длъжностните лица имащи право на подпис под печата на Общината, одобрен от Кмета.

СПИСЪЦИ

І. Списък на длъжностните лица, които съхраняват и полагат печати на Община Вършец:

1. Служители в ЕСГРАОН и ГС.

ІІ. Списък на длъжностните лица, които съхраняват, полагат печати на общината с изображение “Гражданско състояние”, “ЕСГРАОН” или “Каса” и се подписват под него:

Печат на общината с изображение “Кмет”:
1. Главен специалист ЕСГРАОН и ГС.
2. Специалист ЕСГРАОН и ГС.

Печат с изображение “Герб на Република България”:
1. Главен специалист ЕСГРАОН и ГС.
2. Специалист ЕСГРАОН и ГС.

Печат на общината с изображение “Гражданско състояние”:
1. Главен специалист “Гражданско състояние”
2. Главен специалист ЕСГРАОН и ГС.
3. Специалист ЕСГРАОН и ГС.

Печат общината с изображение “ЕСГРАОН”:
1. Главен специалист ЕСГРАОН.
2. Специалист ЕСГРАОН.

Печат на общината за изменение на документи за чужбина с подписа на Кмета на общината и със спесимен на МВР:
1. Главен специалист ЕСГРАОН.
2. Специалист ЕСГРАОН.

Печат на общината с изображение “Каса 1 – Дирекция ОА”
1. Специалист „Събираемост касови приходи и касиер”.

Печат на общината с изображение “Каса 2 – Местни данъци и такси”
1. Изпълнител “Касиер - приходи”.

ІІІ. Списък на длъжностните лица, имащи право на подпис под печата на Община Вършец:

Директор дирекция ОА – на уведомителни писма за събиране на такси и наеми, на справки за бюджета.
Директор дирекция СА – на служебни бележки, удостоверяващи, че имота попада/не попада в зона с неорганизирано сметоизвозване.
Директори на дирекции – служебни бележки, удостоверяващи заверен студентски стаж.
Главен архитект – на визи, разрешителни за строеж, удостоверения за въвеждане в експлоатация, актове за узаконяване, смяна на титуляра в издадени разрешения за строеж, промени в издадени актове на гл. архитект, регистрация на технически паспорт, удостоверения и служебни белевки, касаещи обстоятелства по ЗУТ, предаване на екзекутивна документация, удостоверения за търпимост, одобряване на проекти..
Директор дирекция СА – удостоверения за размера на дължими обезпечения за извършени подобрения в поземлени имоти по реда на ЗСПЗЗ, уведомителни писма по реда на чл. 26, ал. 1 от АПК и придружителни писма при препращане на преписки за изменение на ПНИ до компетентните органи.
Главен инженер – Доклад за качество на възстановяване след прокопавания на улични мрежи, тротоари и зелени площи.
Длъжностните лица по гражданско състояние.
Технически сътрудници на Кмета на община Вършец и технически сътрудник на Общинския съвет – Общинска администрация Вършец.